Digitalización de Documentos

GestArch cuenta con un equipo interdisciplinario de expertos en Gestión Archivística, Legislación y Reglamentación en Conservación de Documentos, en donde el proceso de Digitalización o escaneo en el cual los Archivos son llevados de físico a digital, se desarrolla teniendo en cuenta la Norma ISO 19005-1 (PDF/A) que garantiza la conservación del documento a largo plazo, activando la tecnología OCR (Optical Character Recognition) y proporcionando como valor agregado la opción de habilitar la búsqueda por contenidos dentro de los archivos digitalizados (Activa las funciones de un documento de texto en pdf) Actualmente, el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 plantea la validez probatoria de los documentos que mantengan su “conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta” refiriéndose así a la microfilmación o la Digitalización como archivo digital con valor probatorio.

(Ver más en Normatividad) Para el proceso de Digitalización es importante conservar un nombre Nemotécnico para los archivos integrados con una base de datos que permita identificar automáticamente el tipo de archivo del que se trata por lo cual se entrega como valor agregado un Módulo de Consulta con fuente abierta y parametrizable según los requerimientos de cada empresa que tiene las siguientes características:

  • Multiusuario - Seguro
  • Consulta según varios campos de Búsqueda
  • Acceso a los documentos
  • Documento digital con OCR (Búsqueda por contenidos)

Tipos de documentos para digitalizar y de Conservación obligatoria:

  • Información contable (validez probatoria)
  • Pólizas de Seguros
  • Historias Clínicas
  • Historias Laborales

De igual forma se realiza el proceso de Digitalización de libros de todo tipo, y de todo material, al igual que de Planos Arquitectónicos.

 

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