Bodegaje Virtual

Una vez los documentos sean digitalizados GestArch brinda la posibilidad de acceder a los documentos desde la Web facilitando la consulta de documentos y garantizando la confidencialidad y seguridad de la misma.

El acceso es restringido para diferentes usuarios autorizados por el cliente y de igual manera con una perfilación de roles que da diferentes permisos a los usuarios.

 

Escríbenos

Desarrollos a la Medida

GestArch S.A.S es consciente de que cada empresa maneja procesos y políticas particulares de acuerdo a su dinamismo y desarrollo de actividades, así que nuestro equipo está siempre disponible para escuchar las necesidades del cliente proporcionando soluciones integrales y buscando generar estrategias que beneficien y mejoren los procesos.

De acuerdo a los aspectos que se deseen mejorar se desarrolla software libre de tal manera que se generen herramientas prácticas y a un costo bastante bajo que se recupera fácilmente contra los beneficios.

 

Escríbenos

Digitalización de Documentos

GestArch cuenta con un equipo interdisciplinario de expertos en Gestión Archivística, Legislación y Reglamentación en Conservación de Documentos, en donde el proceso de Digitalización o escaneo en el cual los Archivos son llevados de físico a digital, se desarrolla teniendo en cuenta la Norma ISO 19005-1 (PDF/A) que garantiza la conservación del documento a largo plazo, activando la tecnología OCR (Optical Character Recognition) y proporcionando como valor agregado la opción de habilitar la búsqueda por contenidos dentro de los archivos digitalizados (Activa las funciones de un documento de texto en pdf) Actualmente, el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 plantea la validez probatoria de los documentos que mantengan su “conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta” refiriéndose así a la microfilmación o la Digitalización como archivo digital con valor probatorio.

(Ver más en Normatividad) Para el proceso de Digitalización es importante conservar un nombre Nemotécnico para los archivos integrados con una base de datos que permita identificar automáticamente el tipo de archivo del que se trata por lo cual se entrega como valor agregado un Módulo de Consulta con fuente abierta y parametrizable según los requerimientos de cada empresa que tiene las siguientes características:

  • Multiusuario - Seguro
  • Consulta según varios campos de Búsqueda
  • Acceso a los documentos
  • Documento digital con OCR (Búsqueda por contenidos)

Tipos de documentos para digitalizar y de Conservación obligatoria:

  • Información contable (validez probatoria)
  • Pólizas de Seguros
  • Historias Clínicas
  • Historias Laborales

De igual forma se realiza el proceso de Digitalización de libros de todo tipo, y de todo material, al igual que de Planos Arquitectónicos.

 

Escríbenos

Radicación de Correspondencia

La Radicación de correspondencia es la organización de todo el flujo de información que se tranza en una compañía. GestArch desarrolló un software opensource que consiste en dos módulos para digitalizar correspondencia que entra o que sale de la empresa. Estos módulos son supremamente fáciles de manejar y además están diseñados según las normas planteadas por el Archivo General de la Nación y en base a la Norma internacional ISAD-G.

Para hacer uso de la herramienta del flujo de trabajo se debe elaborar un análisis de los procesos de la empresa. Se debe definir las áreas o departamento específicos y luego a partir del Manual de proceso de cada área se parametriza el sistema de workflow para que los documentos que se ingresen al mismo tiempo sean controlados y se pueda realizar su trazabilidad de acuerdo a las normas de calidad ISO.

Para saber más contáctanos.

 

Escríbenos

Sobre Nosotros

Conozca más sobre Gestarch S.A.S. Somos expertos en Organización y Gestión Archivística.

Comuníquese con nosotros para poder conocer su situación, y hacer una evaluación de los requerimientos de su empresa.

Caso de Éxito

En la actualidad un prestigioso colectivo de abogados está realizando el proceso de Digitalización de todos sus casos y expedientes permitiendo que los Abogados interesados en estudiar los cuadernos puedan accederlos mediante un DVD en un formato completamente legible que además permite la búsqueda por contenidos, de igual manera durante una audiencia permite realizar búsquedas de una palabra clave de un tema que se esté manejando.