Tabla de Retención Documental - TRD

Listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Se basa en la estructura orgánica funcional de la Empresa y se apoyan en los inventarios documentales de los archivos de gestión, lo que permite identificar Series y Subseries documentales El ACUERDO No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000 de esta manera:

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Organización Archivística

La Organización Archivística consiste en dar un orden lógico a los documentos generados en las transacciones diarias de las empresas a nivel Histórico teniendo en cuenta unos grupos de series y de subseries que permiten identificar y clasificar la información de tal manera que sea de óptima administración y control, igualmente para que el acceso y la disponibilidad sea instantánea y segura.

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Caso de Éxito

En la actualidad un prestigioso colectivo de abogados está realizando el proceso de Digitalización de todos sus casos y expedientes permitiendo que los Abogados interesados en estudiar los cuadernos puedan accederlos mediante un DVD en un formato completamente legible que además permite la búsqueda por contenidos, de igual manera durante una audiencia permite realizar búsquedas de una palabra clave de un tema que se esté manejando.